Pengertian Mail Merge Dan Cara Membuatnya

Pengertian Mail Merge Dan Cara Membuatnya-Mail merge merupakan salah satu fitur yang dimiliki microsoft word. Mail merge sering digunakan untuk menulis surat atau undangan kebeberapa orang tanpa mengubah isinya. Misalnya kita ingin mengirim suatu undang ke beberapa orang dengan isi yang sama namun berbeda nama dan alamat. Kita tidak perlu repot-repot menulis dari awal cukup gunakan mail merge yang sangat mempermudah suatu pekerjaan. Sebenarnya tidak hanya itu fungsi dari mail merge, ada banyak fungsi yang lainnya seperti untuk membuat laporan keuangan, surat pemberitahuan, dsb.

MEMBUAT MAIL MERGE
     Untuk membuat sebuah mail merge tidak cukup menggunakan Microsoft word saja tetapi akan berkolaborasi dengan Microsoft Excel. Terdapat dua syarat untuk membuat mail merge
1. Main Document, yaitu sebuah dokumen utama yang berisi informasi dari undangan/dokumen tersebut yang nantinya akan diperbanyak
2. Source Data, Bersisi beberapa nama-nama atau alamat yang nantinya akan digabungkan dengan Main Document.

Keuntungan Menggunakan Mail Merge;
- Menghemat waktu, sudah tentu dengan menggunakan mail merge akan mehemat waktu kerja. Karena kita hanya membuat satu dokumen dan hanya merubah nama perrima/alamat dengan klik klik dengan mouse saja hehee.
- Mempermudah pekerjaan penyusunan undangan/dokumen lain, Output yang dihasilkan hasilnya akan akurat jika kita melakukannya dengan benar tanpa ada kesalahan. Jika kita tidak perlu khawatir hasilnya akan berbeda dengan apa yang kita harapkan.

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE
Untuk contoh pembuatan mail merge kali ini saya akan mengkolaborasikan antara MS Word dan MS Excel, berikut langkah demi langkahnya

LANGKAH PERTAMA
Buka MS Excel lalu buat dokumen seperti ini. Lalu simpan dengan nama Data Label, simpan pada tempat yang mudah diemukan yah

LANGKAH KEDUA

Buka program MS Word kalian, jika sudah terbuka sebagai contoh buat dokumen seperti ini

LANGKAH KETIGA

Masuk pada tab Mailings, nanti kalian akan menjumpai menu untuk membuat mail merge, pilih Select Recipients lalu pilih Use Existing List untuk memasukan dokumen yang dibuat di MS Excel tadi

LANGKAH KEEMPAT

Carai dokumen Data Label.xlsx yang telah dibuat tadi, pilih open jika filenya sudah ketemu

LANGKAH KELIMA

Nanti akan muncul jendela baru tentang informasi data kita tadi langsung pilih OK saja

LANGKAH KEENAM

Pilih Edit Recipient List untuk melakukan pengeditan, jika tidak ada perubahan yang kalian lakukan langsung pilih OK

Langkah KETUJUH

Letekan pointer mouse pada samping penerima lalu klik Insert Field Merge pilih nama untuk memasukan Data nama/penerima, lakukan juga pada baris alamat sama seperti menyisipkan nama

LANGKAH KEDELAPAN

Jika sudah pilih Preview Result untuk menampilkan hasilnya, gunakan tanda panah back dan next untuk melihat nama dan alamat sudah terisikan semua atau belum

LANGKAH KESEMBILAN

Jika mail merge sudah terbuat pilih Finish & Merge disana akan ada 3 pilihan yaitu : 

- Edit Individual Document, untuk mengedit dokumen secara bebas

- Print Document, Untuk langsung mencetak undangan/dokumen yang telah kita anda buat

- Send E-mail Message, Untuk mengirim dokumen tesebut melalui e-mail

Sekian artikel kali ini mengenai Pengertian Mail Merge Dan Cara Membuatnya, semoga bermanfaat bagi kita semua yah

terima kasih